"Nos vivo de los costos de almacenamiento y los gastos de apoyo, estaba comiendo", explicó CIO Carol Dewitt en una entrevista telefónica.
Pero el cambio no es fácil. Implementar un nuevo sistema de correo electrónico fue visto como una interrupción significativa a los empleados y a la empresa. "Dinafem…fue posponer y aplazando hasta que llegamos al punto donde teníamos muchos problemas con el sistema", dijo Dewitt.
Por último, algo había que hacer y la empresa decidió examinar opciones basados en cloud, incluyendo aplicaciones de Google.
Había preocupación acerca de la seguridad, al menos inicialmente. BI-LO tiene farmacias, por lo que tiene que mantener el cumplimiento de HIPAA. Es un comerciante de una tarjeta de crédito de nivel, por lo que tiene que mantener el cumplimiento de PCI. Y la compañía intenta mantener el cumplimiento de SOX, aunque es una empresa privada.
"Fuimos a través de rigurosas pruebas y evaluación y se descubrió que Google era más seguro de lo que eran," dijo Dewitt. "Sólo pensábamos que eran seguros".
DeWitt dice también hubo preocupaciones que Google Apps podría representar un cambio demasiado. Pero la perspectiva de tener acceso a las aplicaciones como documentos y sitios resultó suficiente para superar esas reservas. Gmail ahorraría dinero para BI-LO, del orden de 200.000 dólares, y la compañía podría ser capaz de obtener algún beneficio de otros servicios de Google.
Esos beneficios sólo se hizo evidente después de BI-LO, con la asistencia de nube Sherpas, un revendedor de Google, había convertido en Google Apps y migra datos de 1.500 empleados corporativos a lo largo de unos tres meses. Ahora, dice Dewitt, comunicación y colaboración han metido mucho más fáciles.
DeWitt, dice que la compañía entrenado sólo unos pocos usuarios avanzados pero uso se encuentra casi tan pronto como Google Apps se hizo disponible al alza.
"De repente la tasa de aprobación volví loca," dijo. "Estaba sólo atónita por la rapidez de personas dejaron de usar herramientas de productividad de escritorio de office y empezaron a usar Docs, sólo porque hizo su vida más fácil. Podrían compartir su información y realizar un seguimiento de los cambios. Y es así de fácil. Ninguna formación. Acaba de empezar utilizarlo."
Culpan a la consumerization de la misma. BI-LOs usuarios aprendieron a usar Google Apps y aplicaciones Web similares en su vida personal. Según una encuesta de la empresa, 30% de los empleados ya utiliza Gmail en casa y otro 25% utiliza un servicio de correo electrónico basado en Web diferentes, como Windows Live Hotmail o Yahoo Mail. Que familiaridad traducido en formación previa--formación de la empresa no tenía que pagar--y afinidad preexistente de la nube.
Google también facilitó la transición mediante la creación de documentos en la imagen de la Oficina.
"Es así cerca a Microsoft, no fue duro para hacer esa transición," dijo Dewitt.
Microsoft todavía puede dominar las cuentas de grandes empresas, pero su popularidad parece ser más inestables entre las organizaciones más pequeñas como BI-LO. Office 2003 todavía se usa en BI-LO pero su futuro parece sombrío. "No tengo planes para actualizar [Office 2003], excepto por un pequeño grupo de personas," dijo.
Por lo tanto hace una observación hecha el año pasado por Dave Girouard, Presidente del grupo de empresas de Google, parece menos wishful profecía y más como destino inevitable: "creo que todas las empresas tendrán la Oficina; simplemente no tienen tanto de ella,"dijo. "Oficina será algo como Photoshop, algo que necesitan unos pocos usuarios. No es realmente la herramienta adecuada para la mayoría de las personas."
Excel sigue siendo tal vez el mayor anclaje para Microsoft. Se utiliza ampliamente y profundamente y, para algunos, batimos. Pero en BI-LO, Dewitt dice que mayoría de la gente utiliza sólo una fracción de funciones de Excel. Para la mayoría de sus usuarios, las hojas de cálculo en documentos son suficientes y traen el beneficio añadido de movilidad.
"Puede trabajar en proyectos de casa," dijo Dewitt. "Vas a viajar y si necesita acceder a algo, no es necesario cargar con su computadora portátil con usted. Nos encontramos con que las personas utilizan otros dispositivos móviles. Esa ha sido nuestra mayor emoción; ha dado a las personas la libertad de utilizar otros dispositivos. iPads son frecuentes aquí. Nosotros realmente oferta les a nuestro Comité Ejecutivo".
De hecho para Dewitt, el problema más importante con aplicaciones de Google es que es demasiado atractiva.
"Nuestro gran problema es mantener a la gente lo utilicen demasiado," dijo Dewitt. "Les gusta para crear sus propios sitios poco. Y, a continuación, encontrará información que es pertinente o importante para la empresa, no sabe donde ya es debido a que no estaban pensando en términos de la imagen más amplia. Así que hemos tenido educar a la gente sobre lo que es apropiado y que no lo es. Pero lo bueno con Google es que le proporcionan herramientas para saber quién hizo qué".
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